Enregistrer et inventorier les actifs immobilisés : pas une sinécure. Ou si ?

Les trois mêmes problèmes surgissent autour des actifs dans chaque organisation : on n'a pas une vue d'ensemble de l'endroit où se trouve le matériel à quel moment, de l'état dans lequel il se trouve et du fait qu'il soit encore réellement présent ou non. L'inventaire de ce matériel est une occupation qui prend du temps. Même s'il y a – évidemment – des solutions qui assurent en toute simplicité un enregistrement et un inventaire efficaces.

Qu'il s'agisse de mobilier de bureau ou de matériel IT, d'outils ou de pièces de rechange, de dossiers importants ou d'autres objets de valeur, les entreprises n'ont souvent aucune idée de l'endroit où se Inventaire d'actifs - meublestrouvent leurs actifs. Et si vous ne savez pas où se trouve le matériel, vous ne savez pas non plus dans quel état il est, si on l'utilise, s'il est endommagé ou s'il doit être réparé d'urgence. Vous ne pouvez donc pas non plus fournir ces informations lors d'un audit. Petite remarque additionnelle : si vous ne possédez pas ces informations, vous ne savez pas non plus si vous avez suffisamment d'actifs afin de garantir la continuité opérationnelle.

Les entreprises pensent qu'un système ERP offre la solution à cet égard. Ce n'est que partiellement exact, car une fois que les produits sont mis en service, le système ERP n'indique plus où se trouve le matériel ou dans quel état il est. Lors d'un contrôle du matériel, les actifs, ou lors d'un inventaire – tant du matériel qui est utilisé que de celui qui est gardé en stock (par ex. stock de back-up du matériel IT) –, il y a souvent des différences considérables entre la situation idéale et la situation réelle. Ce n'est que lors du comptage physique que la disparité est révélée – au grand mécontentement du management. Dans le système ERP, on retrouve même souvent du matériel qui n'existe plus en réalité.

Un tel inventaire prend beaucoup de temps. Il est souvent évité ou reporté parce que la réalisation de l'inventaire est considérée comme une charge manuelle et administrative complémentaire. Mais moins vous procédez à des inventaires, plus il devient difficile de découvrir la raison de la disparité.

C'est pourquoi un outil d'inventaire professionnel est un must. Un outil d'inventaire vous permet notamment, en tant qu'utilisateur, de savoir exactement où se trouve quoi, et d'avoir donc une vue d'ensemble des actifs en temps réel. Si vous utilisez un module mobile, vous pouvez aller encore plus loin. L'enregistrement se fait alors sur la base de la situation actuelle en temps réel, vous pouvez corriger les divergences on the spot et vous pouvez aussi transmettre des instructions sur l'actif en question (par ex. à réparer, manquant, etc.).

Les avantages sont légion : vous avez une vue d'ensemble des actifs et de leur emplacement, que vous pouvez en outre soumettre lors d'un audit, vous pouvez entreprendre des actions proactivement et ainsi gérer mieux vos actifs, vous connaissez le statut des actifs et vous pouvez en optimiser l'utilisation et réaliser des économies en utilisant l'investissement existant de façon optimale afin de ne pas devoir acheter des actifs supplémentaires pour garantir la continuité opérationnelle.

Examinons par exemple l'inventaire des actifs dans les écoles. Les classes sont pleines de tables, de chaises, d'armoires et de matériel divers. Vous pouvez tenir tout cela à jour manuellement (entendez : avec un stylo et du papier). Vous pouvez éventuellement imprimer depuis le système ERP ce qui devrait se trouver dans chaque classe, ce qui est la manière la plus fréquente de procéder à l'inventaire dans les écoles. Seulement : il est bien possible que les actifs soient utilisés ailleurs et ne soient pas remis en place.

Une autre possibilité consiste à utiliser des codes-barres : tous les actifs sont équipés d'un code-barres. L'inventaire ne doit alors plus se faire manuellement, mais avec un lecteur de codes-barres. L'inconvénient est que les codes-barres ne devraient pas être visibles, parce qu'on pourrait alors facilement les enlever. Une option est de fixer le code-barres au-dessous d'un actif. Mais pour l'enregistrer, on a bel et bien besoin d'une « ligne de visée ». L'inventaire se fait donc plus rapidement qu'avec un stylo et du papier, mais il faut toujours passer vers tous les actifs séparément.

Si nous franchissons une étape de plus, nous équipons tous les actifs d'une étiquette RFID passive. Il n'est alors plus nécessaire d'avoir une ligne de visée, de sortes que l'enregistrement des actifs prend beaucoup moins de temps. Alors que vous auriez encore besoin d'une trentaine de minutes avec les codes-barres, grâce à la technologie RFID, il suffit d'entrer dans une classe et de faire le tour des actifs. Le tout est ainsi enregistré en 1 minute.

Si nous allons encore plus loin et si nous équipons tous les actifs d'un tag RFID actif, qui envoie des signaux aux appareils d'enregistrement, vous savez où tout se trouve sans vous rendre dans la pièce en question. Il va de soi que cette solution est plutôt privilégiée dans d'autres secteurs pour des raisons budgétaires. Les tags actifs coûtent notamment environ 60 euros pièce, alors que les tags passifs ne coûtent que quelques euros. Pour comparaison : les étiquettes à code-barres ne coûtent actuellement que 10 cents et les étiquettes RFID à coller environ 20 cents. Pour une école, on choisit donc plutôt des étiquettes RFID ou des tags RFID passifs.

C'est donc clair : il y a suffisamment de possibilités pour procéder efficacement à l'identification et l'inventaire, pour économiser du temps et de l'argent, et pour éviter un tas de frustrations. Même si LA solution idéale n'existe pas. La solution la plus adéquate dépend de vos besoins et du budget disponible.




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