Inventaire et localisation efficients du matériel médical

 

Un matériel médical abondant est conservé dans les hôpitaux. Ce matériel peut être de différentes natures : des équipements médicaux, des instruments et articles de consommation (tels que des cathéters, des pansements, ...). Il est de la plus haute importance pour la santé des patients que le personnel de l'hôpital sache où et dans quel état ce matériel se trouve exactement, s'il est conservé dans les bonnes conditions et si, par exemple, la date de péremption n'est pas dépassée.

De Standaard et le Journal de VTM ont récemment signalé que l'Agence fédérale des Médicaments et des Produits de Santé avait constaté différents manquements et risques dans 161 hôpitaux. Il s'agissait essentiellement de l'état du matériel (stérile ou non), de la présence d'un label de qualité CE sur le matériel utilisé et de la conservation correcte ou non du matériel. Il arrive apparemment régulièrement que l'on retrouve dans une salle d'opération du matériel qui ne devrait pas s'y trouver, qui n'est pas stérile ou dont la date de péremption est dépassée.

Comment résoudre ce problème ?

Il est crucial de stocker et d'inventorier de manière efficience tout le matériel médical, les instruments et les produits de consommation. Un inventaire manuel prend énormément de temps et est très sensible aux erreurs. L'utilisation de la technologie vous permet de générer aisément un récapitulatif de tout le matériel médical et d'en assurer le suivi. Cette 'gestion des actifs' - ces actifs étant l'ensemble du matériel médical - se fait en trois étapes :


1. Création des actifs :

Les actifs sont généralement identifiés par un numéro, mais d'autres informations peuvent également être utilisées : numéro de série, période d'inspection, état, ... Si l'actif ne possède pas de numéro, vous pouvez vous-même lui attribuer un numéro unique. Vous pouvez créer les actifs à l'aide d'une application internet ou d'un appareil mobile, ou les importer depuis un autre système existant. Le numéro unique de l'actif figure sur une étiquette préimprimée dans un format normalement lisible, sous la forme d'un code-barres ou d'un tag RFID (Radio Frequency IDentification).

2. Élaboration de l'inventaire

Tous les actifs sont localisés à l'aide d'un appareil mobile. Après avoir scanné la localisation de l'endroit où ils sont conservés, vous devez scanner tous les actifs. L'appareil affiche ensuite les différences avec la prise d'inventaire précédente (actifs manquants ou ajoutés). Cette opération peut se faire tant en ligne que hors ligne.

L'appareil mobile vous permet également d'enregistrer les déplacements d'actifs vers un autre emplacement, de manière que votre inventaire reste toujours à jour.

3. Comptes-rendus

Un outil moderne de gestion des actifs permet de consulter l'emplacement de l'ensemble des actifs, la date du dernier inventaire ou déplacement, ainsi que l'état et l'historique de chaque actif individuellement. Les critères de recherche peuvent être basés sur le bâtiment, le local, la catégorie, l'objet, l'état, etc. Vous pouvez également exporter ces données vers d'autres systèmes pour les traiter dans un logiciel de comptabilité, par exemple.

 

En synthèse, tous les actifs, leur emplacement et leur état sont conservés dans une base de données. Cette base de données est reliée à un système ERP. La localisation des actifs se fait par des code-barres, par RFID ou par des tags actifs. Comme la gestion des stocks ne doit plus se faire manuellement, vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et évitez les ruptures de stock et les commandes inutiles de matériel.

Dès qu'un actif doit quitter une certaine zone, vous en informez la base de données. Cela peut se faire manuellement, en le scannant, ou automatiquement, à l'aide d'antennes ou d'autres lecteurs, qui transmettent directement la situation de l'actif vers la base de données. Vous tracez ainsi automatiquement et en temps réel quels actifs se trouvent à quel endroit et dans quel état. De manière concrète, la technologie vous permet de savoir, pour chaque salle d'opération, ce qui s'y trouve et où, via des code-barres, la RFID ou des tags actifs. Le risque que le matériel médical ne se trouve pas au bon endroit en est fortement réduit.

 

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Published on:
01 décembre 2017





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