Registreren en inventariseren van vaste activa: geen sinecure. Of wel?

In elke organisatie duiken rond activa dezelfde drie problemen op: er is geen overzicht van waar het materiaal zich bevindt op elk moment, in welke toestand het is en of het nog echt aanwezig is. De inventarisatie ervan is een tijdrovende bezigheid. Al zijn er – uiteraard – oplossingen die op een heel eenvoudige manier zorgen voor efficiënte registratie en inventarisatie.

Of het nu gaat over kantoormeubilair of IT-materiaal, over werktuigen of wisselstukken, over belangrijke dossiers of andere waardevolle voorwerpen, bedrijven hebben vaak geen idee waar hun activa zich bevinden. En als je niet weet waar het materiaal is, weet je ook niet in welke staat of toestand het is, of het wordt gebruikt, beschadigd is of dringend dient te worden gerepareerd. Je kan die informatie dus ook niet voorleggen bij een audit. Een bijkomende kanttekening: als je die info niet hebt, weet je ook niet of je voldoende activa hebt om de operationele continuïteit te garanderen.Activa kantooromgeving

Bedrijven denken dat een ERP-systeem hiervoor de oplossing biedt. Dat klopt slechts gedeeltelijk, want eenmaal producten in gebruik worden genomen geeft het ERP-systeem niet meer aan waar het materieel zich bevindt of in welke toestand het is. Bij een controle van het materiaal, de activa, of bij een inventarisatie – zowel van het materiaal dat in gebruik is, als wat in voorraad wordt gehouden (bv. back-up stock van IT-materiaal), treden er vaak aanzienlijke verschillen op tussen wat er zou moeten zijn en wat er effectief is. Pas als je fysiek gaat tellen, komt de discrepantie aan het licht – tot groot ongenoegen van het management. Vaak vindt men in het ERP systeem ook nog materiaal terug dat in werkelijkheid niet meer bestaat.

Zo’n inventarisatie neemt veel tijd in beslag. Hij wordt dikwijls vermeden of uitgesteld omdat een inventarisopname wordt gezien als een bijkomende manuele en administratieve last. Maar hoe minder inventarisopnames je doet, hoe moeilijker het wordt om de reden van de discrepantie te achterhalen.

Daarom is een professionele inventaristool een aanrader. Een inventaristool zorgt er namelijk voor dat je als gebruiker precies weet wat zich waar bevindt, en dus in realtime een zicht hebt op de assets. Gebruik je een mobiele module, dan kan je nog een stuk verder gaan. Registratie gebeurt dan op basis van de actuele realtime situatie, je kan de afwijkingen on the spot corrigeren en je kan ook instructies doorgeven over de desbetreffende asset (bv. to be repaired, missing, etc).

De voordelen zijn legio: je hebt een overzicht van de activa en hun locatie dat je bovendien kan voorleggen bij een audit, je kan proactief actie ondernemen en daardoor je assets beter beheren, je kent de status van de activa en kan het gebruik ervan optimaliseren en je kan kosten besparen door je bestaande investering optimaal te gebruiken zodat je geen extra assets dient aan te kopen om de operationele continuïteit te garanderen.

Laten we bijvoorbeeld eens kijken naar de asset inventarisatie in scholen. Klaslokalen staan vol tafels, stoelen, kasten en ander materiaal. Je kan dit allemaal manueel (lees: met pen en papier) bijhouden. Eventueel kan je via een print uit het ERP-systeem opmaken wat er in elk klaslokaal zou moeten staan, de meest voorkomende manier van inventariseren in scholen. Alleen: het is best mogelijk dat de activa eens ergens anders worden gebruikt en niet worden teruggeplaatst.

Een andere mogelijkheid is het gebruik van barcodes: alle assets worden uitgerust met een barcode. De inventarisatie dient dan niet meer manueel te gebeuren, maar met een barcodereader. Het nadeel hiervan is dat de barcodes best niet in het zicht hangen omdat ze dan gemakkelijk kunnen worden verwijderd. Een optie is om ze onderaan aan een asset te bevestigen. Maar om te registreren heb je wel de ‘line of sight’ nodig. De inventarisatie gebeurt dus sneller dan met pen en papier maar je moet nog steeds alle assets afzonderlijk afgaan.

Als we een stap verder gaan, rusten we alle activa uit met een passief RFID-label. Dan is er geen line of sight meer nodig waardoor de assets kunnen worden gelezen in veel kortere tijd. Waar je met barcodes nog een 30-tal minuten zou nodig hebben, volstaat het met RFID-technologie om het klaslokaal binnen te stappen en rond de activa te wandelen. Daardoor heb je alles geregistreerd binnen 1 minuut.

Als we nog een stap verder gaan en alle activa uitrusten met een actieve RFID-tag, die signalen uitstuurt naar de registratietoestellen, weet je zonder je in de ruimte te begeven waar alles zich bevindt. Uiteraard wordt deze oplossing vanwege budgettaire redenen eerder in andere sectoren gekozen. Actieve tags kosten namelijk ongeveer 60 euro per tag, terwijl passieve tags slechts enkele euro’s kosten. Ter vergelijking: barcodelabels kosten momenteel slechts 10 cent en kleefbare RFID-labels ongeveer 20 cent. Voor een schoolomgeving kies je dus eerder RFID-labels of passieve RFID-tags.

Het is dus duidelijk: er zijn voldoende mogelijkheden om efficiënt aan identificatie en inventarisatie te doen en op die manier tijd en geld te besparen en een heleboel frustraties te vermijden. Al bestaat er niet één ideale oplossing. Welke het meest geschikt is, hangt af van je noden en van het beschikbare budget. 

 




Er zijn nog geen (goedgekeurde) reacties op dit bericht.




Plaats zelf een reactie