Efficiƫnte inventarisatie en lokalisatie van medisch materiaal

 

In ziekenhuizen wordt heel wat medisch materiaal bewaard. Dat materiaal kan van allerlei aard zijn: medische toestellen, instrumenten en zogenaamde consumables (zoals katheters, verband, …), Het is van het grootste belang voor de gezondheid van de patiënten dat de medewerkers van het ziekenhuis weten waar en in welke staat dat materiaal zich precies bevindt, of het in de juiste omstandigheden wordt bewaard en of bijvoorbeeld de houdbaarheidsdatum niet overschreden is.

In De Standaard en het VTM Nieuws werd onlangs aangekaart dat het Federaal Agenschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten een aantal tekortkomingen en risico’s heeft vastgesteld in 161 ziekenhuizen. Het ging dan voornamelijk over de staat van het materiaal (steriel of niet), of het gebruikte materiaal  een CE-kwaliteitslabel draagt en of het materiaal al dan niet goed werd bewaard. Blijkbaar gebeurt het regelmatig dat er zich in een operatiezaal materiaal bevindt dat er helemaal niet thuishoort, niet steriel is, of waarvan de houdbaarheidsdatum is verstreken.

Hoe kan je dit oplossen?

Het is cruciaal om alle medische apparatuur, instrumenten en consumables efficiënt op te slaan en te inventariseren. Manuele inventarisatie is enorm tijdrovend en foutgevoelig. Door het gebruik van technologie kan je heel eenvoudig een overzicht genereren van alle medische materiaal en het verloop ervan opvolgen. Dit zogenaamde “asset management”, waarbij de assets al het medische materiaal zijn, verloopt in drie stappen:


1. Creëren van assets:

Typisch worden assets geïdentificeerd met een nummer, maar ook andere informatie kan gebruikt worden: serienummer, inspectieperiode, status, etc. Indien de asset geen nummering heeft, kan je het zelf een uniek nummer toekennen. De assets kan je met een webapplicatie of op een mobiel toestel aanmaken, of je importeert ze vanuit een ander, bestaand systeem. Het unieke assetnummer verschijnt op een voorgedrukt etiket in een normaal leesbare vorm, een barcode of als RFID-tag (Radio Frequentie IDentificatie).

2. Inventariseren

Alle assets worden met een mobiel toestel gelokaliseerd. Na het scannen van de locatie waar ze bewaard worden, moet je alle aanwezige assets te scannen. Het toestel toont vervolgens de verschillen met de vorige inventarisopname (ontbrekende of bijkomende assets). Die handeling kan zowel online als offline worden uitgevoerd.

Met het mobiele toestel kan je ook de verplaatsing van assets naar een andere locatie registreren zodat alles steeds up-to-date blijft.

3. Rapportering

Een moderne asset managementtool laat toe de locatie van alle assets te raadplegen, evenals de datum van de laatste inventaris of verplaatsing, en de status en historiek van elke individuele asset. Zoekcriteria kunnen gebaseerd zijn op gebouw, lokaal, categorie, item, status enz. Je kan die gegevens ook exporteren naar andere systemen om bv. in de boekhoudsoftware te verwerken.

 

Samengevat worden alle assets, hun locatie en toestand bewaard in een databank. Die databank is gekoppeld aan een ERP-systeem. Het lokaliseren van de assets gebeurt via barcodes, RFID of actieve tags. Omdat het voorraadbeheer niet meer handmatig moet gebeuren, bespaar je tijd, verminder je fouten en voorkom je stockbreuken en onnodige bestellingen van materiaal.

Zodra een asset een bepaalde zone dient te verlaten, breng je de database daarvan op de hoogte. Dat kan manueel, door hem te scannen, of automatisch, via antennes of andere readers, die sturen de situatie van de assets rechtstreeks door naar de database. Op die manier traceer je automatisch en in realtime welke assets zich waar en in welke toestand bevinden. Concreet kom je via de technologie per operatiezaal te weten wat er waar staat via barcodes, RFID of actieve tags. De kans dat medisch materiaal zich niet op de juiste plaats bevindt, vermindert hierdoor aanzienlijk.

Ook nood aan een effectieve oplossing voor het traceren en beheren van uw assets? Neem dan contact op met onze specialisten.

Published on:
01 december 2017





Er zijn nog geen (goedgekeurde) reacties op dit bericht.




Plaats zelf een reactie